POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. OBJETO.

El presente documento tiene como objetivo establecer las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de LA CONSTRUCTORA G.A. CADENA LOPEZ & CIA S EN CS (en adelante LA CONSTRUCTORA), en cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto Único reglamentario 1074 de 2015, así como informar a los clientes, empleados, ex empleados, socios, proveedores /contratistas y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales a LA CONSTRUCTORA, sobre la política de tratamiento de la información personal y permitir a los titulares de los datos personales ejercer su derecho de habeas data, estableciendo el procedimiento necesario que éstos deben seguir si desean conocer, actualizar y rectificar los datos que se encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos. Este documento está orientado a proteger y garantizar todo lo concerniente al tratamiento de datos personales, las libertades y los derechos de tipo fundamental que tienen todas las personas naturales.

Este documento comunica al titular de la información personal las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales. De igual forma mediante este manual se explicará la forma de acceder a sus datos personales y se determinará la manera cómo se dará tratamiento y posterior uso a los datos personales.

2. PRINCIPIOS RECTORES DE PROTECCIÓN DE DATOS.

Este documento cumple con todos los principios rectores contemplados en la Ley 1581 de 2012:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos. El tratamiento a que se refiere la mencionada ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad. El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley 1581 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad. La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad. Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

3. DEFINICIONES.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que es puesto a disposición del titular de datos personales, para el tratamiento de éstos, el cual comunica al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento de conformidad con la Ley.
Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa en donde conste información personal regulada por la ley.
Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como serían: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica que realice el tratamiento de los datos personales por cuenta de la Compañía.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre las bases y tratamiento de los datos.
Tercero: Cualquier persona natural o jurídica diferente a las personas que pertenecen a LA CONSTRUCTORA.
Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Cliente activo: Persona natural que recibe los servicios de LA CONSTRUCTORA.
Cliente potencial: Persona natural interesada en recibir los servicios de LA CONSTRUCTORA.
Dato publico: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Proveedor: Toda persona natural que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la Compañía en virtud de un contrato laboral.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento de datos personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Oficial de Protección de Datos: Es el rol dentro de LA CONSTRUCTORA, que tendrá como función la vigilancia y control de la Política bajo el control del Comité de Presidencia.

4. LEGISLACIÓN APLICABLE.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones que la adicionen, modifiquen o reglamenten y será aplicada por LA CONSTRUCTORA respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales. Cualquier vacío en la normatividad citada se interpretará de conformidad con las disposiciones de la legislación colombiana en general, así como a la luz de los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional de la República de Colombia

5. RESPONSABLE Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN.

El responsable del tratamiento de datos personales transmitidos por, será G.A. CADENA LOPEZ & CIA S EN C S., en adelante LA CONSTRUCTORA, la cual se compromete a dar el tratamiento adecuado a todos los datos personales que le sean facilitados y que a su vez son incorporados en sus bases de datos y archivos con las finalidades específicas para lo cual les fueron entregados.

6. DERECHOS.

Los titulares de los datos de carácter personal que se encuentren en las bases de datos de LA CONSTRUCTORA tendrán derecho en forma gratuita a conocer, actualizar, rectificar y/o solicitar la supresión de sus datos personales, mediante comunicación que se recibirá en el domicilio de LA CONSTRUCTORA en la Carrera 39 N° Transversal 23-87 | en la ciudad de Palmira, Valle, o podrán comunicarse con la línea de atención al cliente 284 41 57, o enviar un correo electrónico a info@gacadenalopez.com Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de LA CONSTRUCTORA:

Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de LA CONSTRUCTORA, para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas; b) Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento; éste derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o frente a aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido por ley o no haya sido autorizado por el titular; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales; f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio; g) Derecho a revocar la autorización otorgada a LA CONSTRUCTORA, cuando en el tratamiento de los datos personales LA CONSTRUCTORA no respetare los principios, derechos y garantías constituciones y legales.

PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARÁGRAFO SEGUNDO: La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. PARÁGRAFO TERCERO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

7. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN:

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que LA CONSTRUCTORA está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones: A. Deberes cuando actúa como responsable: (i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política (v) Procurar el cumplimiento de los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política (vi) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: (i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (viii) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (ix) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (x) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xi) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. (xii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013(ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. D. Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio (i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares. (ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. E. Deberes frente al tratamiento de información de menores de edad: LA CONSTRUCTORA conoce y respeta la prohibición establecida en el artículo 7 de Ley 1581 de 2012 respecto del tratamiento de datos de menores de edad, salvo en aquellos casos en que los mismos sean considerados como de naturaleza pública.

Por lo anterior, LA CONSTRUCTORA abogará y respetará el interés superior de éstos, asegurando un absoluto respeto de sus derechos fundamentales. Así mismo, se abstendrá de someter dichos datos a actividades de tratamiento sin que medie la respectiva autorización del representante legal del menor de edad titular de la información en los términos de ley y de acuerdo con la presente Política de Protección de Datos, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, en atención a su capacidad para conocer y entender los términos de la autorización que sus representantes otorguen.

8. ALCANCE Y AMBITO DE APLICACIÓN.

La política de tratamiento de la información se aplicará obligatoriamente a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por LA CONSTRUCTORA como responsable de dichos datos. El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente documento no será de aplicación a las bases de datos o archivos indicados en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.

9. DATOS SENSIBLES.

Los datos sensibles son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

LA CONSTRUCTORA restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que, por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

10. REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES.

Datos personales de niños, niñas y adolescentes contemplados en este manual

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de Tratamiento por parte de LA CONSTRUCTORA, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular, de acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748 de 2011, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

El tratamiento de datos personales de menores o adolescentes por parte de LA CONSTRUCTORA se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:

Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.

Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores: Madurez Autonomía Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento.

Datos personales de carácter sensible establecidos en la Ley 1581 de 2012.

LA CONSTRUCTORA identifica los datos sensibles que eventualmente recolecten y transmitan las diferentes entidades el objetivo de: Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos. Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.

11. CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN Y DE BASES DE DATOS

Las bases de datos se clasificarán de la siguiente manera:

Bases de datos con Información Sensible:

Son bases de datos que contienen datos sensibles que pueden afectar la intimidad del Titular, tales como vinculación política, religiosa, orientación sexual, entre otros. LA CONSTRUCTORA restringe el acceso a este tipo de información pudiendo ser conocido únicamente por un grupo autorizado de funcionarios, en caso que se haga la recolección de esta información.

Bases de datos con Información Pública:

Son las bases de datos que contienen datos públicos calificados como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y que no son calificados como datos semiprivados, privados o sensibles. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

12. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, LA CONSTRUCTORA solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
Los derechos que le asisten como Titular.

Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamo.

No se necesita la autorización del Titular para el Tratamiento cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública, administrativa o judicial en ejercicio de sus funciones.
Datos de naturaleza pública.

Casos de urgencia médica o sanitaria.

El Tratamiento de datos se realice para fines históricos, estadísticos o científicos.

Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

LA CONSTRUCTORA conservará copia y prueba del cumplimiento del deber de información, así como del cumplimiento del deber de solicitar la autorización del Titular.

Al cumplir el deber de información, LA CONSTRUCTORA informará de modo expreso a los Titulares que sus derechos son:

Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento.
Derecho a solicitar información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Derecho a revocar la autorización otorgada o la supresión de los datos.

13. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de LA CONSTRUCTORA, en calidad de responsable o encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.

DATOS PERSONALES RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO.

LA CONSTRUCTORA tratará los datos personales de sus empleados, contratistas y de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios. LA CONSTRUCTORA informará, de manera anticipada, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección. Una vez agote el proceso de selección.

LA CONSTRUCTORA informará el resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen la destrucción de los mismos, cuando el titular del dato no sea seleccionado.

La información obtenida por LA CONSTRUCTORA respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad. LA CONSTRUCTORA cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.

Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en LA CONSTRUCTORA, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de LA CONSTRUCTORA y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

LA CONSTRUCTORA almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Recursos Humanos y con la finalidad de administrar la relación contractual entre LA CONSTRUCTORA y el empleado. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, o por solicitud expresa del empleado, siempre que en ella radique tal facultad. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, LA CONSTRUCTORA procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles. LA CONSTRUCTORA tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

Tratamiento de datos personales de Accionistas. Los datos e información personal de las personas físicas que llegaren a tener la condición de accionista de LA CONSTRUCTORA, es reservada dado que está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. LA CONSTRUCTORA solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.

Tratamiento de datos personales de Proveedores. LA CONSTRUCTORA solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

LA CONSTRUCTORA recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por LA CONSTRUCTORA, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, LA CONSTRUCTORA podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos. LA CONSTRUCTORA verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

Tratamiento de datos personales en procesos de contratación. Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con LA CONSTRUCTORA, accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de LA CONSTRUCTORA y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta norma, así como las medidas de seguridad que le indique LA CONSTRUCTORA según el tipo de dato de carácter personal tratado. LA CONSTRUCTORA verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

Tratamiento de datos personales de la comunidad y clientes. La recolección de datos de personas que LA CONSTRUCTORA trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma y estará orientada a promover los bienes y servicios de LA CONSTRUCTORA, así como para realizar campañas de responsabilidad social. Para el efecto, previamente LA CONSTRUCTORA informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos. En cuanto a los clientes, además de tener como finalidad la promoción y comercialización de los bienes y servicios de la compañía, al igual que transferir datos a cualquier entidad y cualquier título relacionada con el objeto social de LA CONSTRUCTORA, podrá transferir entre estos, datos a entidades financieras, bancos, con el fin de ayudar en el proceso de comercialización para el cliente, el tratamiento se realizará fundamentalmente para realizar todos los trámites necesarios para la compraventa de las viviendas y los procesos derivados de dicho negocio conforme se describe en el manual de tratamiento de datos, pudiendo así transferir los datos de las personas a entidades financieras del orden nacional.

14. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS, SOLICITUDES Y RECLAMOS:

LA CONSTRUCTORA garantizará el derecho de acceso, consulta y reclamos, previa acreditación de la identidad del titular o causa habiente, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales, utilizando medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.

Para el efecto, LA CONSTRUCTORA habilitará uno o varios medios para que los Titulares, sus herederos o representantes, verifiquen la existencia de información personal que se encuentre registrada en sus bases de datos, consulten el Tratamiento que se le ha dado a dicha información, conozcan las finalidades que justifican este Tratamiento y soliciten la actualización, rectificación o supresión de estos datos personales. La información se deberá proporcionar en su integridad y se debe conservar prueba de la atención efectiva a la consulta o reclamo.

Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las personas a las que se les podrá suministrar la información son:

Los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley.

Todos los reclamos deberán ser atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuera posible atender el reclamo en el término indicado, se informarán los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se dará respuesta. En todo caso, la nueva fecha no puede ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término de quince (15) días. Previo a dar trámite a cualquier reclamo, se debe verificar la identidad del reclamante, quien debe ser el Titular, su causahabiente o su representante. Si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el reclamo. Un reclamo completo debe contener, por lo menos:

Identificación del Titular y del reclamante (en caso que no sea el mismo Titular).
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. Dirección física o electrónica de notificación.
Documentos y anexos que se pretendan hacer valer en el curso del reclamo.
Petición u objeto del reclamo.

Si se presenta una reclamación, pero la misma está incompleta, es decir, si le hacen falta elementos esenciales para darle el debido trámite, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se deberá solicitar al interesado para que subsane la reclamación.

Si transcurren dos (2) meses sin que el reclamante subsane la reclamación, se entenderá que ha desistido de la misma.

Si se recibe un reclamo, pero no se tiene la competencia para resolverlo, se deberá enviar el mismo a quien corresponda en un término no mayor a dos (2) días hábiles y se informará al interesado de dicha situación. Cuando se solicite la supresión de datos, la misma no podrá realizarse cuando:

Sea una obligación legal o contractual conservar dichos datos.

Conservar los datos sea imprescindible para salvaguardar los intereses del Titular o el interés público.

La supresión dificulte o entorpezca el ejercicio de las funciones de las autoridades administrativas o judiciales.

Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado informe con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de datos personales para ciertas finalidades específicas como aquellas publicitarias, de concursos, de estudios de consumo, etc. La revocatoria de la autorización es total cuando se solicita que se detenga el Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas.

El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a LA CONSTRUCTORA la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA CONSTRUCTORA.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el responsable del tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio del mismo cuando:

El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

Las consultas, reclamos, solicitudes de modificación, supresión y revocatorias que se efectúen respecto a datos personales deberán ser remitidas mediante un correo electrónico a las siguientes direcciones: info@gacadenalopez.com ; y teléfono Carrera 39 N° Transversal 23-87 | Palmira, Valle.

15. CONTRATOS.

En los contratos laborales, LA CONSTRUCTORA incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, transferir en momentos futuros, datos personales del titular, para efectos tales como las cotizaciones y pagos al sistema de seguridad social, parafiscales, entidades financieras etc. Es un deber de los empleados y colaboradores de LA CONSTRUCTORA conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

16. SEGURIDAD DE LA INFORMACION.

LA CONSTRUCTORA adoptará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean indispensables para dotar de seguridad sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, acceso no autorizado o fraudulento. Entre otras, las medidas de seguridad adoptadas incluyen, pero no se limitan a:

Encriptar la prestación de nuestros servicios usando protocolos de seguridad.
Establecimiento de cláusulas de confidencialidad contractual con los empleados que van más allá de la duración misma del contrato.
Implementación de procesos de seguridad para verificar la identidad de las personas que acceden a la información ya sea de manera física o electrónica.
Actualización permanente de las medidas de seguridad para adaptarlas a la normatividad vigente.
Adopción de sistemas de seguridad de firewalls y detección de accesos no autorizados.
Monitoreo periódico de actividades sospechosas y mantenimiento físico y electrónico de las bases de datos.
Restricción interna de acceso a las bases de datos solo al personal autorizado.

17. REGLAS GENERALES APLICABLES.

LA CONSTRUCTORA establece las siguientes reglas generales para la protección de datos personales y sensibles, como en el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:

Garantizará la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
Tomará todas las medidas técnicas necesarias para garantizar la protección de las bases de datos existentes. En los casos que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales y sensibles sea un objetivo fundamental.
Realizará auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a las bases de datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para ello, cuenta con criterios de verificación para que el personal autorizado por la Compañía cuente con claves y usuarios, además de los perfiles de acceso a la respectiva información.
La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores y contratistas será un complemento fundamental de estas Políticas.
El Oficial de Protección de Datos, deberá identificar e impulsar las autorizaciones de los Titulares, los avisos de privacidad, los avisos en el website de la entidad, las campañas de sensibilización, las leyendas de reclamo y demás procedimientos para dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.
El Comité de Gerencia será quien tendrá como objetivo ejecutar y diseñar la estrategia para que la presente Política se cumpla.

18. DESIGNACIÓN.

Es Responsable del tratamiento de datos personales es “la Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos”. De esta manera, el Responsable es el que define los fines y los medios del tratamiento de datos personales y garantiza el cumplimiento de los requisitos de ley, que para el caso es MARIA ANDREA CADENA IBARRA.

Es Encargado del tratamiento de datos personales ” la Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de los datos”. Esto supone que, para cada tratamiento de datos, se hayan definido sus respectivos encargados y que éstos actúen por instrucción precisa de un Responsable. Los Encargados internos son empleados y colaboradores de LA CONSTRUCTORA mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que la entidad les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores etc.).

En cumplimiento del deber legal consagrado en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, relativo a la necesidad de asignar unas responsabilidades directas a un sujeto dentro de la empresa, se crea el rol de Oficial de Protección de Datos Personales, en cabeza del Departamento de Sistemas, quien desarrollará sus funciones con el apoyo del Comité de Presidencia y de la Gerencia Jurídica. Por tanto, dicha área será la responsable al interior de LA CONSTRUCTORA de adoptar, implementar y cumplir las directrices de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y aquellas que los adicionen o modifiquen.

19. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS.

De acuerdo con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, que reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, LA CONSTRUCTORA inscribirá de manera independiente en el Registro Nacional de Base de Datos, cada una de las bases de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice por parte de la Compañía (artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014), identificando cada una de esas bases de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fueron creadas (artículo 9 Decreto 886 de 2014),debiendo actualizar en el Registro Nacional de Base de Datos la información inscrita cuando se presenten cambios sustanciales a la misma.

20. FINALIZACIÓN DEL TRATAMIENTO.

Una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de LA CONSTRUCTORA o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.

21. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

En el Anexo 1 de este documento se presenta el formato de autorización que ha definido LA CONSTRUCTORA., para la recolección y tratamiento de datos personales. La autorización será obtenida por alguno de los siguientes medios: a. Cotizaciones, b. Facturas de Venta, c. Actividades de Mercadeo. d. llamadas telefónicas, e. correos electrónicos f. Redes Sociales (Instagram, Whatsappp, Facebook etc) g. Página Web.

22. FINALIDAD

El tratamiento de los datos personales de los Titulares que maneje LA CONSTRUCTORA se someterá a las finalidades descritas en el objeto social de la empresa, y concretamente para:

A) Facilitar los fines comerciales, corporativos, laborales, tributarios y contables de la empresa.

B) Realizar los fines de mercadeo y publicidad con el propósito de ofrecer nuevos productos, lo que incluye el mantenimiento, actualización y custodia de la base de datos de clientes, empleados, ex empleados, contratistas y proveedores de la empresa.

C) Cumplir con los procesos administrativos internos para el manejo de contratistas y proveedores de la empresa, y demás fines operativos de la misma.

D) Cumplir con la prestación de los servicios contratados por las compañías enmarcados en el objeto social y de acuerdo a las solicitudes y necesidades de los clientes.

E) Cumplir con las demás finalidades que permitan el desarrollo de las actividades, funciones y operaciones comprendidas dentro del objeto social de la empresa y las otorgadas por la ley.

F) Envío de comunicaciones comerciales y publicitarias por cualquiera de los medios que se relacionan a continuación, tales como correo electrónico, Llamadas, SMS, MMS, FAX, REDES SOCIALES (Instagram, Whatsappp, Facebook etc) o cualquier otro medio electrónico o físico conocido en el presente o futuro.

G) Informar sobre cambios en las políticas de tratamiento de la información.

H) Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sea realizada por el titular de la información de carácter personal a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a disposición del usuario en el sitio web de la compañía o donde ésta determine.

I) Transferir Datos a entidades financieras conforme al objeto de negocio que se desarrolla por la constructora.

J). Enviar boletines informativos.

K). Elaborar estudios estadísticos.

23. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, LA CONSTRUCTORA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

PARÁGRAFO: En caso de la información ser transferida a otras entidades, por el objeto del negocio a desarrollar con el titular de los datos, la responsabilidad automáticamente se verá protegida por la política de tratamiento de datos de la empresa o persona a la cual se le transfirió.

24. VIGENCIA.

Esta Política de protección de datos personales de G.A CADENA LOPEZ & CIA S EN C S fue elaborada el 1 de JUNIO del 2019; entrará a regir a partir de su fecha de publicación y deja sin efecto alguno cualquier documento anterior que buscara regular el tema en el interior de la compañía.

Mientras permanezcan vigentes las relaciones contractuales, comerciales, laborales o meramente informativas con los titulares de las informaciones y datos personales. Lo anterior, sin perjuicio del derecho de los titulares a solicitar la revocatoria de la autorización para el tratamiento de sus datos e informaciones personales.

En todo caso, y aun cuando medie solicitud de revocatoria de la autorización para el tratamiento, LA CONSTRUCTORA advierte que los datos personales serán conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación de carácter legal o contractual que hubiere surgido entre la empresa y el respectivo titular.

LA CONSTRUCTORA se reserva el derecho a hacer ajustes al contenido de la presente Política de Protección de Datos cuando las actividades del tratamiento y/o la finalidad del tratamiento de los datos e información personal cambien, o cuando los cambios normativos en la materia lo justifiquen. En todo caso, dichos cambios serán debidamente comunicados a los titulares a través de los mecanismos eficientes de comunicación comúnmente utilizados en el giro ordinario de las relaciones comerciales o promocionales que con ellos se sostienen.